POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LOTENGO EVENTOS Y PRODUCCIONES SAS

1. INTRODUCCIÓN

Lotengo Eventos y Producciones S.A.S. (en adelante “Lotengo”) sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el N.I.T. 830123264 7, con domicilio principal en la dirección Calle 95 # 13-55 Oficina 404 de la ciudad de Bogotá, consciente de la responsabilidad y el deber de las empresas privadas en materia de protección de datos personales, se compromete a proteger los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y terceros cuya información sea tratada por Lotengo en el curso de sus actividades. En virtud de ello, se crea la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) con el fin de establecer los principios, las prácticas y los procedimientos que sigue Lotengo para garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable en la materia (el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, La Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y cualquier otra norma que la modifique, adicione y/o complemente).

2. ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente Política aplica para todos los datos personales recolectados, usados, circulados, almacenados y en general, tratados por Lotengo en el desarrollo de su actividad comercial, sin importar el medio en el que se encuentren contenidos.

3. DESTINATARIOS

La presente Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Lotengo, sus empleados, contratistas y terceros que obren en nombre de Lotengo.

4. DEFINICIONES

La legislación aplicable y vigente en la materia consagra las siguientes definiciones que serán aplicadas e implementadas por Lotengo:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- - Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
  - Dato Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales;
  - Dato Privado: Es aquella información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
  - Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Lotengo actúa como Encargado del Tratamiento en aquellos casos en los que trata Datos Personales de sus clientes y sus clientes finales;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Lotengo actúa como Responsable del Tratamiento en aquellos casos en los que trata Datos Personales de sus empleados y proveedores;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Transferencia de Datos Personales: Cuando el Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de Datos Personales: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS RECTORES

Lotengo seguirá, aplicará los siguientes principios rectores en el Tratamiento de Datos Personales en el desarrollo de sus actividades comerciales:

- Principio de Legalidad: Lotengo recolectará, almacenará, usará, circulará y, en general, tratará los Datos Personales sujetándose a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y los demás que lo complementen, desarrollen y/o modifiquen;
- Principio de Finalidad: Lotengo recolectará, almacenará, usará, circulará y, en general, tratará los Datos Personales para una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la Ley, dichas finalidades serán informadas a los Titulares de los Datos Personales;
- Principio de Libertad: Lotengo recolectará, almacenará, usará, circulará y, en general, tratará los Datos Personales cuyo tratamiento haya sido autorizado/consentido por su Titular de manera previa, expresa e informada. Lotengo no podrá tratar datos personales sin previa Autorización de Tratamiento de Datos Personales.
- Principio de Veracidad o Calidad: Los Datos Personales sujetos a recolección, almacenamiento, uso, circulación y, en general, a Tratamiento por parte de Lotengo serán veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Lotengo no tratará datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
- Principio de Transparencia: Lotengo, actuando como Responsable y/o Encargado del Tratamiento garantizará el derecho de los Titulares de los Datos Personales a acceder y/o tener conocimiento, en cualquier momento y sin restricciones, sobre cualquier Dato Personal que sea de su interés y/o de su titularidad.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: Lotengo recolectará, almacenará, usará, circulará y en general, tratará los Datos Personales de conformidad con su naturaleza y su categoría. En dicho sentido, implementará las medidas de protección necesarias y correspondientes a la categoría de los Datos Personales tratados. Por ello, los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación y comunicaciones masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normativa aplicable
- Principio de Seguridad: Lotengo recolectará, almacenará, usará, circulará y, en general, tratará los Datos Personales con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Lotengo, sus empleados y/o contratistas que actúen en nombre de Lotengo que recolecten, almacenen, usen, circulen y, en general, traten los datos personales, están obligados a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación contractual o comercial con Lotengo.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

6.1. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

En cualquier caso, Lotengo, recolectará únicamente los Datos Personales necesarios para cumplir con los fines legítimos de su actividad empresarial, informando al Titular de la finalidad, el alcance y los derechos que le asisten en relación con el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.2. USO Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

Los Datos Personales se usarán y almacenarán exclusivamente para los fines para los que fueron recolectados, y se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con dichos fines, a menos que deban retenerse por periodos más largos de tiempo por exigencia o requerimiento legal.

6.3. ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES:

Lotengo eliminará de manera segura los Datos Personales recopilados y tratados una vez se cumpla el tiempo necesario para las finalidades para las que fueron recolectadas, a menos que deban retenerse por periodos más largos de tiempo por exigencia o requerimiento legal.

6.4. LOTENGO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Lotengo actuará como Responsable del Tratamiento en aquellos casos en los que recolecte, almacene, use, circule y, en general, trate los Datos Personales de sus empleados, de sus proveedores y/o contratistas para cumplir con sus obligaciones laborales, administrativas y los fines relacionados con su razón social, previa Autorización de Tratamiento de Datos de los Titulares en cuestión.

6.4.A. EMPLEADOS:

6.4.A.1. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO:

Datos Personales objeto de Tratamiento: Lotengo podrá recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

Datos de Identificación	Nombres, apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad y género
Datos de contacto	Dirección de residencia, número de teléfono, dirección de correo electrónica (tanto personal como corporativa)
Datos laborales	Cargo, historial de empleo, hojas de vida, referencias laborales
Datos financieros	Número de cuenta bancaria, información fiscal

6.4.A.2. actividades de tratamiento y finalidades:

Lotengo recolectará, almacenará, usará y, en general tratará los Datos Personales de sus empleados, incluyendo, pero sin limitarse a, las siguientes finalidades:

Gestión y Administración de Recursos Humanos
Selección de personal	Recopilación y evaluación de Datos Personales con el fin de realizar el proceso de selección y contratación de empleados, en particular para la gestión de la etapa precontractual
Contratación y vinculación laboral	Uso de los Datos Personales para la gestión del proceso, contractual, como la formalización del contrato de trabajo, y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales relacionadas con la relación laboral
Administración de nómina	Tratamiento de Datos Personales para efectuar el pago de salarios, el pago de prestaciones sociales y demás relacionados
Gestión de permisos y licencias	Tratamiento de Datos Personales para la gestión de permisos, licencias, vacaciones y ausencias
Gestión disciplinaria	Tratamiento de Datos Personales para llevar a cabo investigaciones internas, gestionar quejas y garantizar el cumplimiento de las normas internas y externas aplicables
Cumplimiento de obligaciones laborales	Tratamiento de Datos Personales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones y requisitos del Sistema General de Seguridad Social
Salud y Seguridad Ocupacional
Salud y Seguridad en el Trabajo	Tratamiento de Datos Personales para garantizar un entorno laboral seguro y saludable, realizar evaluaciones de riesgo, implementar medidas preventivas, gestionar accidentes laborales y brindar atención médica y seguimiento en casos de enfermedad o lesiones laborales
Cumplimiento Legal y Contractual
Cumplimiento normativo	Tratamiento de datos personales para cumplir con las obligaciones legales, reglamentarias y fiscales aplicables, así como para responder a requerimientos de autoridades competentes
Administración de contratos laborales	Tratamiento de datos personales para la gestión de los contratos de trabajo, sus modificaciones términos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales
Comunicaciones Internas
Comunicación y notificaciones internas	Tratamiento de Datos Personales para comunicarse con los empleados para proporcionar información relevante sobre el trabajo, políticas internas, anuncios, eventos corporativos y cualquier otra comunicación relevante para el personal

6.4.B. PROVEEDORES Y CONTRATISTAS:

6.4.B.1. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Lotengo podrá recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

Datos de Identificación	Nombres, apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad y género de sus representantes legales y/o empleados
Datos de contacto	Dirección de residencia, número de teléfono, dirección de correo electrónico (tanto personal como corporativa) de sus representantes legales y/o empleados
Datos laborales	Cargo de sus representantes legales y/o empleados, historial de empleo, portafolio de servicios
Datos financieros	Número de cuenta bancaria, información fiscal y datos proporcionados en los formatos de registro de proveedores

6.4.B.2. actividades de tratamiento y finalidades:

Lotengo recolectará, almacenará, usará y, en general tratará los Datos Personales de sus proveedores y Contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a, las siguientes finalidades:

Gestión y Administración de Proveedores y Contratistas
Selección de proveedores y contratistas	Recopilación de Datos Personales en el proceso de selección de proveedores idóneos para los servicios que se buscan contratar, en particular para la gestión de la etapa precontractual
Contratación	Uso de los Datos Personales para la gestión del proceso, contractual, como la formalización del contrato de prestación de servicios, y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales entre las partes
Pago por los servicios prestados	Tratamiento de Datos Personales para efectuar el pago por los servicios prestados y demás relacionados
Expedición de certificados	Tratamiento de datos para a expedición de certificaciones solicitadas por los proveedores y contratistas
Registro de proveedores y contratistas	Tratamiento y almacenamiento de Datos Personales para llevar el registro interno de contrataciones, servicios prestados, contratos ejecutados, entre otros
Cumplimiento Legal y Contractual
Cumplimiento normativo	Tratamiento de datos personales para cumplir con las obligaciones legales, y fiscales aplicables, así como para responder a requerimientos de autoridades competentes
Administración de contratos	Tratamiento de datos personales para la gestión de los contratos entre las partes, sus modificaciones y las acciones tendientes para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales
Comunicaciones
Comunicación y notificaciones	Tratamiento de Datos Personales para comunicarse con los contratistas y los proveedores para proporcionar información relevante sobre los servicios contratados, anuncios, requerimientos adicionales y cualquier otra comunicación relevante

6.5. lotengo como encargado del tratamiento

Lotengo actuará como Encargado del Tratamiento en aquellos casos en los que recolecte, almacene, use, circule y, en general, trate los Datos Personales de sus Clientes y sus Clientes Finales (sean clientes, beneficiarios, afiliados, usuarios y/o Titulares que ostenten una relación de cualquier tipo con el Cliente que contrata a Lotengo para la prestación de sus servicios).

6.5.a. datos personales objeto de tratamiento:

Lotengo podrá recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

Datos de Identificación	Nombres, apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad y género de sus representantes legales y/o empleados
Datos de contacto	Dirección de residencia, número de teléfono, dirección de correo electrónica (tanto personal como corporativa) de sus representantes legales y/o empleados
Datos laborales	Cargo de sus representantes legales y/o empleados
Datos financieros	Número de cuenta bancaria, información fiscal

6.5.B. actividades de tratamiento y finalidades:

Lotengo recolectará, almacenará, usará y, en general tratará los Datos Personales de sus Clientes y sus Clientes Finales, incluyendo, pero sin limitarse a, las siguientes finalidades:

Gestión y Administración de Clientes
Contratación	Uso de los Datos Personales para la gestión del proceso, contractual, como la formalización del contrato de prestación de servicios, y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales entre las partes
Pago por los servicios prestados	Tratamiento de Datos Personales para efectuar el pago por los servicios prestados y demás relacionados
Expedición de certificados	Tratamiento de datos para a expedición de certificaciones solicitadas por los Clientes
Registro de proveedores y contratistas	Tratamiento y almacenamiento de Datos Personales para llevar el registro interno de contrataciones, servicios prestados, contratos ejecutados, entre otros
Cumplimiento Legal y Contractual
Cumplimiento normativo	Tratamiento de datos personales para cumplir con las obligaciones legales, y fiscales aplicables, así como para responder a requerimientos de autoridades competentes
Administración de contratos	Tratamiento de datos personales para la gestión de los contratos entre las partes, sus modificaciones términos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales

7. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Lotengo podrá transferir y transmitir los Datos Personales a terceros con quienes tenga una relación contractual que le provean servicios para el debido desarrollo de su razón social, Lotengo adoptará las medidas necesarias para que dichos terceros cumplan con la presente Política y con las obligaciones y principios relativos al procesamiento y la protección de los Datos Personales consagrados en la Ley.

8. Seguridad de los Datos Personales

Lotengo implementará las medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas necesarias para proteger los datos personales de sus empleados contra pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras, el uso de sistemas de seguridad de la información, controles de acceso, políticas de contraseñas, capacitación del personal y la adopción de protocolos de seguridad adecuados.

9. Destrucción/eliminación de los Datos Personales

Lotengo eliminará y/o destruirá los Datos Personales a través de medios que impidan su recuperación, reconstrucción y/o procesamiento posterior, una vez cumplidas las finalidades del Tratamiento.

De esta eliminación y/o destrucción se encuentran exceptuados los datos personales sobre los cuales exista una obligación legal de retención.

10. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

10.1. Lotengo, en todo momento, respetará y garantizará el ejercicio de lo siguientes derechos de los Titulares de los Datos Personales:

10.1.A. Derecho de acceso: Los Titulares tienen derecho a solicitar y obtener de forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento;

10.1.B. Derecho de conocimiento, actualización y rectificación: Los Titulares tienen derecho a solicitar información sobre los Datos Personales recopilados, almacenados, usados y tratados por Lotengo, a actualizar los Datos Personales que sobre ellos reposen en las bases de datos de Lotengo y a rectificar los Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error y/o sean incorrectos;

10.1.C. Derecho de supresión/eliminación: Los Titulares tienen derecho a solicitar la eliminación de los Datos Personales tratados por Lotengo, cuando ya no sean necesarios para los fines para los cuales fueron recopilados, excepto en aquellos casos en los que exista una obligación legal o contractual que impida su eliminación.

10.1.D. Derecho a solicitar prueba de la Autorización: Los Titulares tienen derecho a solicitar a Lotengo prueba de la Autorización de Tratamiento de Datos mediante la cual el Titular consintió a que Lotengo tratara sus datos personales

10.1.E. Derecho a revocar la Autorización: Los Titulares tienen derecho a revocar la Autorización de Tratamiento de Datos cuando se considere que el Tratamiento no ha respetado los principios derechos y garantías constitucionales y legales en la materia;

10.1.F. Derecho a presentar quejas ante la autoridad competente: Los Titulares tienen derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio a través de sus diversos medios de contacto, como su correo electrónico: contactenos@sic.gov.co

10.2. Canales para el ejercicio de los Derechos de los Titulares:

Podrá ejercer los precitados derechos a través de los siguientes canales:

10.2.A. Físico: A través del envío de una comunicación escrita a la Calle 95 # 13-55 Oficina 404 de la ciudad de Bogotá;

10.2.B. Correo electrónico: Info@lotengo.co

10.2.C. Teléfono: +57 318 6503238

10.3. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares:

Los Titulares, sin importar el vínculo que tengan con Lotengo, podrán ejercer los precitados derechos de la siguiente manera:

10.3.A. Procedimiento para la atención de Consultas: Lotengo y sus Encargados, garantizan a los Titulares de los Datos Personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar los Datos Personales vinculados o que se puedan vincular con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Envío de Consulta: Los Titulares podrán enviar sus consultas a los canales contenidos en el numeral 10.2., estas consultas deben contener como mínimo:
- Nombre completo del Titular, y/o su representante y/o su causahabiente;
- La consulta en cuestión
- Dirección física, y/o electrónica de contacto del Titular y/o su representante y/o su causahabiente;
- Número de identificación correspondiente del Titular
  Una vez Lotengo reciba la Consulta por el Titular de los Datos Personales en cuestión a través de los canales establecidos para tal propósito se verificará internamente que se cumplan con todos los requerimientos mínimos del ejercicio del derecho.

Término de respuesta: Recibida la consulta, esta será atendida por Lotengo en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.

Prórroga del término de respuesta: En caso de que Lotengo no pueda dar respuesta la Consulta en el precitado término, se informará al Titular antes del vencimiento del término inicial, explicando los motivos de la demora y señalando el tiempo estimado de atención de la consulta, el cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.3.B. Procedimiento para la atención de Reclamos: A través del siguiente procedimiento, los Titulares pueden ejercer su derecho a corregir, actualizar, revocar la Autorización y suprimir sus Datos Personales.

Envío de Reclamo: Los Titulares podrán enviar sus consultas a los canales contenidos en el numeral 10.2., estas consultas deben contener como mínimo:
- Nombre completo del Titular, y/o su representante y/o su causahabiente;
- El reclamo en cuestión
- Dirección física, y/o electrónica de contacto del Titular y/o su representante y/o su causahabiente;
- Número de identificación correspondiente del Titular
  Una vez Lotengo reciba el Reclamo por el Titular de los Datos Personales en cuestión a través de los canales establecidos para tal propósito, se verificará internamente que se cumplan con todos los requerimientos mínimos del ejercicio del derecho.

Reclamo sin cumplimiento de los requisitos legales: En caso de que el Reclamo presentado no cumpla con los requerimientos anteriormente establecidos, Lotengo, durante los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo solicitará al titular subsanar las fallas identificadas.

Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de presentación del reclamo sin que el Titular haya subsanado las fallas identificadas, se entenderá por desistido.

Término de respuesta: Recibido el Reclamo, con todos los requisitos establecidos legalmente, este será atendido por Lotengo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.

Prórroga del término de respuesta: En caso de que Lotengo no pueda dar respuesta la Reclamo en el precitado término, se informará al Titular antes del vencimiento del término inicial, explicando los motivos de la demora y señalando el tiempo estimado de atención del reclamo, el cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11. Actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Lotengo se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, de acuerdo con los cambios legislativos, reglamentarios o por razones de mejora interna. Cualquier modificación será debidamente comunicada a los empleados y se solicitará su consentimiento cuando sea requerido por la ley.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ha sido establecida por la Empresa con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y la normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.

12. Fecha de expedición y vigencia

Esta política fue creada y aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada de conformidad con el decreto 1377 de 2013 con aplicación retroactiva a todos los datos personales procesados históricamente por la compañía. La presente versión se expide el doce (12) de agosto del año 2024 y será actualizada de conformidad con los cambios y actualizaciones correspondientes en la legislación aplicable y debidamente publicada para conocimiento de las partes interesadas.