POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Fecha de Última Actualización: 03-06-2025
Versión: 1.0
Tabla de contenido
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
- Correo Electrónico: info@lotengo.co [Pendiente]
- Dirección Física: Cl. 95 #13-55, Bogotá D.C., Colombia.
2. ALCANCE DE LA POLÍTICA
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) se aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de LOTENGO y a los datos personales de los titulares que sean objeto de tratamiento por parte de la Empresa, recolectados a través de diversos canales, incluyendo, pero sin limitarse a: el sitio web https://lotengo.co/, formularios físicos o digitales en eventos, activaciones de marca, campañas BTL, redes sociales gestionadas por LOTENGO para sus propios fines, y procesos de selección de personal.
Esta Política establece los lineamientos para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LOTENGO se compromete a cumplir con los siguientes principios, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
- Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
- Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, LOTENGO EVENTOS Y PRODUCCIONES SAS es el Responsable.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES DEL MISMO
5.1. Visitantes y Usuarios del Sitio Web (https://lotengo.co/)
- Gestionar y responder las consultas, solicitudes de información, cotizaciones o cualquier petición realizada por el usuario a través de los formularios de contacto o cualquier otro medio dispuesto en el sitio web.
- Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales sobre los productos, servicios, eventos, contenidos y novedades de LOTENGO, a través de correo electrónico, SMS, WhatsApp u otros medios de comunicación electrónicos o físicos, siempre que se cuente con la autorización expresa del Titular.
- Permitir la suscripción y el envío de boletines informativos (newsletters) o recursos descargables (e-books, plantillas), previa autorización.
- Analizar el comportamiento de navegación de los usuarios en el sitio web para mejorar su experiencia, optimizar el sitio, personalizar contenidos y medir la efectividad de las campañas.
- Gestionar la participación en concursos, promociones o encuestas realizadas por LOTENGO a través del sitio web.
- Garantizar la seguridad del sitio web y prevenir actividades fraudulentas o ilícitas.
- Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
5.2. Participantes en Eventos BTL y Activaciones de Marca
Registrar la participación en eventos, activaciones, concursos, sorteos o promociones organizados por LOTENGO.
Entregar premios, beneficios o material promocional asociado a la actividad.
Recolectar información para estudios de mercado, análisis de tendencias o evaluación de la actividad, previo consentimiento.
Capturar imágenes (fotografías) y/o grabaciones audiovisuales (videos) de los participantes, con su autorización expresa, para fines de registro, difusión y promoción de las actividades de LOTENGO en sus canales de comunicación internos, externos, redes sociales, sitio web y material publicitario.
Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales posteriores, siempre que se cuente con la autorización expresa del Titular.
Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
5.3. Interacciones a través de Redes Sociales
Gestionar la comunidad online de LOTENGO, interactuar con los seguidores y atender sus consultas o comentarios.
Realizar concursos, sorteos o promociones a través de las plataformas de redes sociales, conforme a los términos y condiciones de cada actividad y de la plataforma correspondiente.
Analizar la interacción de los usuarios con los perfiles de LOTENGO para fines estadísticos y de mejora de la estrategia de contenidos.
Dirigir publicidad segmentada a través de las herramientas que ofrecen las plataformas de redes sociales, siempre que el usuario haya consentido dicho tratamiento en las configuraciones de la respectiva red social y/o haya otorgado su autorización a LOTENGO.
5.4. Candidatos en Procesos de Selección (Sección "Trabaja con Nosotros")
* [SECCIÓN A DESARROLLAR CUANDO SE IMPLEMENTE] Evaluar el perfil profesional y académico de los candidatos que apliquen a vacantes en LOTENGO.
* Contactar a los candidatos para pruebas, entrevistas y comunicar decisiones dentro del proceso de selección.
* Verificar la información suministrada por los candidatos.
* Conformar una base de datos de candidatos para futuras oportunidades laborales, previa autorización del Titular.
6. TIPOS DE DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS
LOTENGO podrá recolectar, entre otros, los siguientes tipos de datos personales, según la finalidad y el contexto:
- Datos de Identificación: Nombre completo, tipo y número de documento de identidad.
- Datos de Contacto: Dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo y/o móvil, dirección de residencia y/o laboral, perfil en redes sociales.
- Datos Laborales/Profesionales: Cargo, empresa, industria en la que trabaja, trayectoria profesional (en el caso de candidatos).
- Datos de Navegación: Dirección IP, tipo de navegador, dispositivo utilizado, historial de navegación en nuestro sitio web (a través de cookies), ubicación geográfica aproximada.
- Imágenes y Voz: Fotografías y/o grabaciones audiovisuales (en eventos o activaciones, con autorización expresa).
- Preferencias e Intereses: Información sobre sus preferencias de productos, servicios o contenidos, cuando sea suministrada voluntariamente o inferida de su interacción.
- Datos Académicos y Experiencia Laboral: Para la sección “Trabaja con Nosotros”.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
LOTENGO declara que NO recolecta ni trata datos sensibles de sus usuarios o clientes a través de sus canales habituales. En el evento excepcional en que se requiera tratar un dato sensible, se solicitará la autorización expresa, previa e informada al Titular, indicando claramente la finalidad de dicho tratamiento y se adoptarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad. Se recuerda que la respuesta a preguntas sobre datos sensibles es facultativa para el Titular.
8. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
Los servicios y el sitio web de LOTENGO no están dirigidos a menores de 18 años. LOTENGO no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad. Si un padre o tutor tiene conocimiento de que un menor bajo su supervisión ha proporcionado datos personales a LOTENGO sin su consentimiento, deberá contactarnos a través de los canales indicados en esta Política para solicitar la eliminación de dichos datos.
En caso de que algún contenido pueda ser considerado no apto para menores, se incluirán las advertencias correspondientes. Si en alguna actividad específica se prevé la participación de menores, se solicitará la autorización expresa de sus representantes legales, conforme a la normativa vigente.
9. USO DE COOKIES Y OTRAS TECNOLOGÍAS DE RASTREO
El sitio web de LOTENGO (https://lotengo.co/) utiliza cookies propias y de terceros (como Google Analytics y otras que se puedan implementar) para mejorar la experiencia del usuario, facilitar la navegación, analizar el tráfico, personalizar contenido y publicidad, y obtener estadísticas.
- ¿Qué son las Cookies? Son pequeños archivos de texto que se almacenan en el navegador del usuario cuando visita un sitio web.
- Tipos de Cookies que Utilizamos:
- Cookies Técnicas o Esenciales: Necesarias para el funcionamiento del sitio web.
- Cookies de Análisis o Rendimiento: Permiten cuantificar el número de usuarios y así realizar la medición y análisis estadístico de la utilización que hacen los usuarios del servicio ofertado.
- Cookies de Personalización: Permiten al usuario acceder al servicio con algunas características de carácter general predefinidas en función de una serie de criterios en el terminal del usuario.
- Cookies Publicitarias o de Segmentación: Permiten gestionar de la forma más eficaz posible la oferta de los espacios publicitarios que hay en la página web, adecuando el contenido del anuncio al contenido del servicio solicitado o al uso que realice de nuestra página web.
- Consentimiento para Cookies no Esenciales: Al ingresar a nuestro sitio web, se mostrará un banner informativo sobre el uso de cookies, solicitando su consentimiento para el uso de aquellas que no sean estrictamente necesarias. Los usuarios podrán aceptar, rechazar o configurar sus preferencias de cookies.
- Gestión de Cookies: Los usuarios pueden configurar su navegador para rechazar todas las cookies o para que les avise cuándo se envía una cookie. Sin embargo, si no aceptan cookies, es posible que no puedan utilizar algunas partes de nuestros servicios.
10. CONSENTIMIENTO Y AUTORIZACIÓN
El tratamiento de datos personales por parte de LOTENGO requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Dicho consentimiento se obtendrá por medios físicos o electrónicos que permitan su consulta posterior, tales como:
- Marcación de casillas de verificación (checkbox) no premarcadas en formularios web.
- Firmas en formularios físicos o digitales en eventos.
- Mecanismos verbales con debida constancia (ej. grabación), si aplica.
- Conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó la autorización (bajo estricta evaluación del caso).
No se requerirá autorización en los casos previstos por la ley, tales como información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
El Titular podrá revocar su consentimiento en cualquier momento, de acuerdo con el procedimiento establecido en esta Política.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LOTENGO como Responsable del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LOTENGO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por LOTENGO, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
12. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) y los demás derechos consagrados en la ley, contactando a LOTENGO a través de:
- Correo electrónico: [el correo que definan, ej: privacidad@lotengo.co]
- Formulario en el sitio web: [si se implementa un formulario específico para esto]
- Comunicación escrita dirigida a: LOTENGO EVENTOS Y PRODUCCIONES SAS, Cl. 95 #13-55, Bogotá D.C.
La solicitud o consulta deberá contener como mínimo:
- Identificación completa del Titular (nombre, número de documento de identidad).
- Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
- Descripción clara y precisa de la consulta o reclamo.
- Datos de contacto para recibir respuesta (dirección física y/o correo electrónico, teléfono).
- En caso de ser necesario, los documentos que soporten la solicitud.
Plazos de Respuesta:
- Consultas (Conocer, Acceder): Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos (Actualizar, Rectificar, Suprimir, Revocar, Infracciones): Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
LOTENGO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales bajo su custodia, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen, entre otras, controles de acceso, copias de seguridad, políticas de seguridad internas y la selección de proveedores de servicios que ofrezcan garantías adecuadas de seguridad.
14. RETENCIÓN DE DATOS PERSONALES
Los datos personales serán conservados por LOTENGO únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, para cumplir con requisitos legales o contractuales, o según los términos definidos en sus políticas internas de retención.
- Para datos con fines de marketing y comunicación comercial, se conservarán mientras el Titular no revoque su autorización o solicite la supresión, y en todo caso, por un periodo razonable definido internamente por LOTENGO.
- Para datos relacionados con obligaciones legales (ej. contables, fiscales), se conservarán por los términos establecidos en la legislación aplicable.
- Para datos de candidatos en procesos de selección, se conservarán durante el proceso y por un tiempo adicional razonable para futuras vacantes, con autorización del titular.
15. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Es posible que LOTENGO utilice servicios de terceros (proveedores de hosting, CRM, plataformas de email marketing, herramientas de analítica, etc.) cuyos servidores se encuentren ubicados fuera de Colombia. En tales casos, LOTENGO realizará la transmisión o transferencia internacional de datos personales asegurándose de que:
a) El país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección de datos.
b) Se suscriban Cláusulas Contractuales Tipo o Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPA) con el proveedor que garanticen la protección de los datos personales en los términos de la ley colombiana.
c) Se cuente con la autorización expresa e inequívoca del Titular para la transferencia, si aplica.
LOTENGO se compromete a informar a los Titulares sobre la posible transferencia o transmisión internacional de sus datos cuando así lo exija la normativa. Los Titulares pueden obtener más información sobre estas transferencias contactando a LOTENGO.
16. TERCEROS Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
LOTENGO podrá compartir datos personales con terceros Encargados del Tratamiento para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política. Estos terceros pueden incluir:
- Proveedores de servicios tecnológicos (hosting, plataformas de CRM, email marketing, analítica web, etc.).
- Agencias de publicidad o marketing que colaboren con LOTENGO en campañas específicas.
- Personal de apoyo en eventos BTL o activaciones (previamente instruidos en el manejo de datos).
- Autoridades competentes, cuando sea legalmente requerido.
LOTENGO se asegurará, mediante contratos de transmisión de datos u otros mecanismos idóneos, que dichos Encargados del Tratamiento cumplan con los estándares de protección de datos aquí establecidos y con la legislación aplicable. LOTENGO no venderá ni cederá datos personales a terceros para sus propios fines comerciales sin el consentimiento expreso del Titular.
Nota Importante sobre el Rol de LOTENGO como Encargado del Tratamiento para sus Clientes: Cuando LOTENGO presta servicios a sus clientes (ej. gestión de campañas, manejo de redes sociales de terceros) y trata datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de dichos clientes, LOTENGO actúa como Encargado del Tratamiento. En estos casos, el tratamiento de datos se rige por el contrato de transmisión de datos suscrito con el cliente (Responsable del Tratamiento) y por la política de privacidad del cliente. La presente política aplica cuando LOTENGO es el Responsable del Tratamiento de los datos.
17. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
LOTENGO se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante un aviso en el sitio web https://lotengo.co/ o a través de correo electrónico (si se dispone de este dato y la autorización para ello), antes de su implementación. La fecha de la última actualización se indicará al inicio de esta Política. El uso continuado de los servicios de LOTENGO después de la notificación de los cambios constituirá la aceptación de los mismos, salvo que se requiera una nueva autorización.
18. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN
Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. Cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia.
19. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir del [Fecha de entrada en vigencia – se completará cuando se apruebe]. Las bases de datos personales sujetas a tratamiento por parte de LOTENGO tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se recolectaron más el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales.
